Functieomschrijving: Secretaris
HDS is op zoek naar iemand die gestructureerd kan werken en daarnaast flexibel, communicatief vaardig en bovenal enthousiast is!
De secretaris is lid van het bestuur van HDS en zorgt voor soepel verlopende correspondentie. Regelt alles rond de bestuursvergaderingen en zorgt voor een gestructureerde documentatie. Ook is doel van functie i.s.m. communicatiecommissie het informeren van de leden over relevante info van en over de club.
Competenties
- Communicatief vaardig
- Organisatorische vaardigheden
- Uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
- Accuraat
- Affiniteit met documenteren
- Affiniteit met notuleren
Taken
- Plannen, organiseren en notuleren vergaderingen
- Uitnodigingen versturen ledenvergaderingen
- Uitnodigingen versturen nieuwjaarsreceptie
- Post verwerken en archief beheren
- Verspreiding post
- Versturen uitgaande post
- Beheren officiële stukken
- Informatie aan KNHB doorspelen (bijvoorbeeld strafzaken)
- Redigeren van onze nieuwsbrief
Tijdsindicatie
- Voorbereiding bestuursvergadering 2 uur per maand
- Bestuursvergadering bijwonen, notuleren en uitwerken 4uur per maand
- Agenda ALV opstellen en rondsturen 2 uur per seizoen
- ALV bijwonen, notuleren en uitwerken 5uur per seizoen
- Ad hoc bijeenkomsten bijwonen, notuleren en uitwerken 2 x 3 uur per seizoen
- Diverse administratieve zaken ½ uur per week
- Ad hoc activiteiten 20 uur per seizoen
- Communicatie naar de leden 1 uur per week
Functieomschrijving: Bestuurslid Facilitaire Zaken
HDS is op zoek naar iemand die kan organiseren, affiniteit heeft met facilitaire zaken, communicatief vaardig en bovenal enthousiast is!
Het bestuurslid facilitaire zaken is lid van het bestuur van HDS en is eerste aanspreekpersoon voor het team barhoofden, horeca- en accommodatiemanager. Je hoort en ziet wat er leeft rondom HDS en kan dit samen met andere commissies omzetten in acties rondom de bar en clubhuis. Ook is het nodig om afspraken vast te leggen op facilitair gebied in bijvoorbeeld een handleiding.
Competenties
- Communicatief sterk
- Sociale vaardigheden
- Organisatorische vaardigheden
- Beleid kunnen maken en implementeren
- Teambuilder en teamplayer
- Organisatietalent, kunnen maken van een planning (bijv. onderhoudveldmateriaal, gebouw)
- Affiniteit/kennis hebben van facilitaire zakenis een pré
- Kunnen onderhandelen/prijsafspraken maken
Taken
- Lid van het bestuur
- Aanwezig indien gewenst bijcommissievergadering
- Aanspreekpuntbarhoofden en clubmanager
- Beheerfacilitair mailbox
- Aanvragen externe partijen afhandelen/doorzetten
- Agenda beheer HDS
- Zorgen voor goede taakverdeling commissieleden
- Budgetbewaking
- Contact met participatiekeuken
Tijdsindicatie
- Vergaderen met bestuur1 x per maand vergaderen 2 ½ uur
- Vergaderen met Barcommissie 1 x per maand vergaderen 2 ½ uur
- Diversen 2-4 uur per week
Vragen?
Neem contact op met voorzitter, Jacco de Hooge via e-mail: [email protected]